Projekti, kontekst in ponovljivi delovni tokovi

Cilji

• Razumeti razliko med pozivom, sistemskimi navodili, projektom in spominom.
• Postaviti projekt z lastnimi dokumenti in navodili (Claude Projects, ChatGPT Projects, Gemini Gems).
• Zgraditi in deliti lastnega asistenta za ponavljajočo se nalogo.
• Urediti knjižnico pozivov za ekipo.

Glavna vaja

Zgradite osebnega asistenta za eno nalogo, ki jo opravljate vsak teden, ga preizkusite na treh resničnih primerih in izboljšajte navodila na podlagi napak.

Zakaj ta delavnica

Po nekaj tednih rabe ima vsak svojo zbirko pozivov in vsakič znova prilepi isti kontekst: kdo smo, kako pišemo, kakšen je cenik. To je izguba časa in vir nedoslednosti. Orodja omogočajo, da kontekst in navodila shranimo enkrat, v projekt ali lastnega asistenta, in ga delimo z ekipo. S tem se UI iz osebnega pripomočka spremeni v del procesa.

Potek

Čas	Del	Kaj delamo
0:00–0:10	Uvod	Kateri kontekst vsak teden prilepite znova?
0:10–0:40	Plasti konteksta	Poziv, sistemska navodila, projekt z dokumenti, spomin, skills. Prikaz v treh orodjih.
0:40–1:05	Pisanje navodil	Zgradba dobrih sistemskih navodil, primeri, meje, kaj naj asistent vpraša.
1:05–1:15	Knjižnica pozivov	Kako jo urediti, poimenovati, verzionirati in deliti.
1:15–1:25	Odmor
1:25–2:30	Vaja: osebni asistent	Posamezno. Zgradba, preizkus na treh primerih, popravki.
2:30–3:00	Predstavitve	Vsak pokaže asistenta v eni minuti. Skupina predlaga izboljšavo.

Vsebina

Plasti konteksta

Plast	Kaj je	Kdaj
Poziv	Enkratno navodilo v pogovoru.	Enkratne naloge.
Sistemska navodila	Navodila, ki veljajo za vse pogovore v projektu ali asistentu.	Ton, vloga, pravila, ki vedno veljajo.
Projekt z znanjem	Mapa z dokumenti (cenik, katalog, slogovni priročnik), ki jih model upošteva.	Delo, ki se opira na iste dokumente.
Spomin	Orodje si zapomni dejstva o vas med pogovori.	Osebne nastavitve. Previdno pri poslovnih podatkih.
Skills / GPT-ji / Gemi	Paket navodil, dokumentov in včasih orodij za eno vrsto naloge, ki ga lahko delimo.	Ponavljajoča se naloga, ki jo dela več ljudi.

V Claude so to Projects in Skills, v ChatGPT Projects in GPT-ji, v Gemini Gemi (Gems). Imena se razlikujejo, zamisel je ista. Katere funkcije so na voljo, je odvisno od različice orodja, zato jih pred delavnico preverite.

Kako izbrati plast. Če isto prilepite več kot trikrat, gre v sistemska navodila ali projekt. Če isto nalogo dela več ljudi, gre v asistenta, ki ga delite. Če se vsebina spreminja vsak mesec (cenik), jo hranite kot dokument z določenim skrbnikom, ne kot besedilo v navodilih.

Zgradba dobrih navodil

# Vloga
Si asistent za pripravo ponudb v podjetju [ime], ki prodaja [kaj] [komu].

# Naloga
Iz povpraševanja stranke pripraviš osnutek ponudbe in spremno e-pošto.

# Kako delaš
1. Iz povpraševanja izlušči: stranko, izdelke, količine, rok.
2. Cene vzemi izključno iz dokumenta Cenik_2026.xlsx. Če izdelka ni, napiši "CENA MANJKA".
3. Popust nad 10 % označi za odobritev vodje.

# Slog
Vikanje, strokovno in prijazno, brez superlativov. Primeri v dokumentu Primeri_ponudb.pdf.

# Meje
Nikoli ne obljubljaj rokov dobave. Če podatek manjka, vprašaj.

Pravila: konkretno namesto splošno (»največ 150 besed« namesto »kratko«), primer boljšega in slabšega rezultata, jasno, kaj naj stori, ko česa ne ve. Navodila pišemo za pametnega novega sodelavca.

Pred in po. Slabo: »Bodi profesionalen in odgovarjaj na reklamacije.« Bolje: »Odgovor ima največ 120 besed, začne se z opravičilom in imenom stranke, konča z enim konkretnim naslednjim korakom in rokom. Ne priznavaj krivde za okvaro, dokler ni preverjena.«

Popoln primer: asistent za odgovore na reklamacije

Podjetje: proizvajalec kovinskih izdelkov, 40 zaposlenih. Nalogo vsak teden opravlja 3 ljudje v prodaji in podpori.

Sistemska navodila:

# Vloga
Si asistent za odgovore na reklamacije strank v podjetju [ime], proizvajalcu kovinskih izdelkov.

# Naloga
Iz prejete reklamacije pripraviš osnutek odgovora stranki in kratko notranjo opombo.

# Kako delaš
1. Iz sporočila izlušči: stranko, izdelek, številko računa, datum nakupa, opis napake.
2. Če manjka številka računa ali opis napake, ne pripravljaj odgovora; napiši seznam vprašanj stranki.
3. Garancijski rok preveri v dokumentu Garancijski_pogoji.pdf. Če je rok potekel, ne zavrni sam; osnutek označi z "ZA ODLOČITEV VODJE".
4. Krivde ne priznavaj in rešitve (zamenjava, popravilo, vračilo) ne obljubljaj; predlagaj jo kot možnost po pregledu.

# Slog
Vikanje, kratko, brez fraz in superlativov. Največ 120 besed. Vzor: Primeri_odgovorov.pdf.

# Izhod
1. Osnutek odgovora stranki.
2. Notranja opomba: kaj je preverjeno, kaj manjka, kdo mora odločiti.

Dokumenti v projektu: Garancijski_pogoji.pdf (veljavna različica, ena stran po skupinah izdelkov), Primeri_odgovorov.pdf (trije dejanski odgovori, ki so bili dobri, brez osebnih podatkov), Katalog_izdelkov.pdf (imena in oznake izdelkov).

Trije preizkusni primeri:

1. Običajen: stranka opiše počen ročaj na izdelku, kupljenem pred štirimi meseci, priloži številko računa. Pričakovano: kratek odgovor, predlog pregleda fotografij, brez obljube zamenjave.
2. Neobičajen: izdelek je star tri leta, garancija je potekla. Pričakovano: osnutek označen z »ZA ODLOČITEV VODJE«, brez zavrnitve.
3. Nepopoln: sporočilo »Vaš izdelek ne dela, hočem denar nazaj.« Pričakovano: samo vprašanja (kateri izdelek, številka računa, kaj točno ne deluje), brez osnutka odgovora.

Dokumenti v projektu

Naložite samo tisto, kar asistent res potrebuje, v čim bolj čisti obliki (besedilo ali tabela namesto skenov). Dokumenti morajo biti aktualni: star cenik v projektu je slabši kot noben. Določite, kdo jih posodablja. V ime datoteke vključite različico ali datum, da napako hitro najdete.

Knjižnica pozivov

Skupen dokument ali mapa s pozivi, urejena po opravilih (prodaja, kadrovska, računovodstvo, podpora). Za vsak poziv: ime, namen, kdo ga je napisal, kdaj je bil nazadnje preizkušen, besedilo z okenci za spremenljive dele, primer dobrega rezultata. Pozivi, ki jih uporablja več ljudi, postanejo kandidati za asistenta.

Primer zapisa:

Ime: Povzetek sestanka z akcijami
Namen: iz zapiskov sestanka naredi seznam sklepov in nalog
Avtor: [ime], zadnji preizkus: [datum], različica: 2
Poziv: Iz spodnjih zapiskov izlušči sklepe in naloge v tabelo
(naloga, odgovorna oseba, rok). Če roka ni, napiši "ni določen".
Zapiski: [prilepite]
Dober rezultat: povezava na primer

Vaja: osebni asistent

Priprava. Vsak izbere nalogo, ki jo dela vsaj enkrat na teden in ima jasen vhod in izhod: odgovori na pogosta vprašanja strank, priprava ponudb, tedensko poročilo, objave za družbena omrežja, preverjanje pogodb po seznamu, uvajanje novega sodelavca. Izvajalec pripravi predlogo za zapis naloge in predlogo sistemskih navodil ter pokaže zgornji primer reklamacij v enem orodju.

Koraki.

1. Zapis naloge (5 min). Zapišite nalogo: vhod, izhod, pravila, pogoste napake. Na papir. Izvajalec: preveri, da je naloga dovolj ozka; »pomoč pri prodaji« je preširoko, »osnutek ponudbe iz povpraševanja« je prav. Rezultat: pet vrstic na papirju.
2. Dokumenti (10 min). Pripravite dokumente, ki jih asistent potrebuje (brez osebnih podatkov). Največ tri. Izvajalec: opozori na zastarele različice in skenirane PDF-je.
3. Navodila (15 min). Napišite sistemska navodila po zgornji zgradbi. Lahko prosite UI, naj vam osnutek napiše na podlagi zapisa naloge, a ga morate prebrati in prilagoditi.
4. Ustvarite (10 min). Ustvarite projekt ali asistenta v izbranem orodju. Izvajalec: pomaga pri težavah z različico orodja; kdor nima dostopa do gradnje asistentov, uporabi navodila kot prvi poziv v pogovoru.
5. Preizkus (15 min). Preizkusite na treh resničnih primerih, od katerih je en neobičajen ali nepopoln. Pri vsakem si zapišite, kaj ste pričakovali in kaj ste dobili.
6. Popravki (10 min). Za vsako napako popravite navodila, ne rezultata. Ponovite preizkus. Rezultat: isti primer zdaj deluje brez ročnega popravka.
7. Deljenje (5 min). Zapišite, kdo bi še lahko uporabljal asistenta in kaj bi moral vedeti.

Za hitrejše. Dodajte četrti primer, ki poskuša asistenta spraviti iz vloge (na primer prosi za obljubo, ki je prepovedana), ali naredite prvi vnos v knjižnico pozivov. Za počasnejše. Naredite asistenta samo iz navodil, brez dokumentov; dodajte jih, ko osnovni preizkus deluje.

Kako preverimo, da so cilji doseženi

• Vsak udeleženec ima delujočega asistenta ali projekt, ki ga lahko odpre in zažene brez dodatne razlage.
• Vsak asistent je bil preizkušen na treh primerih, vsaj eden je bil neobičajen ali nepopoln.
• Vsaj ena napaka je odpravljena s popravkom navodil, ne rezultata; udeleženec zna pokazati, kaj je spremenil.
• Udeleženec zna povedati, katere plasti konteksta je uporabil in zakaj.

Pogoste napake

• Navodila, ki so seznam želja brez primerov.
• Preveč dokumentov, med njimi zastareli.
• Popravljanje rezultata namesto navodil, zato se napaka ponavlja.
• Deljenje asistenta z dokumenti, ki jih prejemniki ne bi smeli videti.

Po delavnici

• Uporabljajte asistenta dva tedna in vodite seznam napak. Po dveh tednih popravite navodila.
• Uredite skupno knjižnico pozivov ekipe in določite skrbnika.

Za izvajalca

• Pripravljeni primeri asistentov v Claude, ChatGPT in Gemini za prikaz.
• Predloga za zapis naloge in predloga sistemskih navodil.
• Preverite, katere funkcije so na voljo v brezplačnih različicah; za gradnjo asistentov je običajno potrebna plačljiva ali poslovna različica.